A necessidade de deslocamento dos colaboradores mudou e, com ela, as empresas buscam formas mais ágeis de gerir seus custos. Nesse cenário, o modelo de cash allowance (ou car allowance) ganhou força. Nele, a empresa oferece uma verba mensal para que o funcionário compre e administre o próprio veículo. No entanto, o que parece uma simplificação administrativa esconde armadilhas que podem comprometer o caixa e a segurança jurídica da companhia.

O que é o cash allowance e por que atrai empresas?

A proposta atrai pela promessa de recompensa imediata e pela eliminação da gestão direta de ativos. Com o dinheiro em mãos, o colaborador ganha autonomia: pode comprar um carro superior completando o valor ou escolher um inferior e embolsar a diferença. Mas essa liberdade tem um preço alto para o RH, já que a empresa perde o controle sobre a padronização da frota e a manutenção preventiva, o que impacta diretamente a imagem corporativa e a segurança do profissional.

Para o advogado Rogério Ramires, sócio do Loddi e Ramires Advogados, a facilidade inicial é ilusória e precisa de uma análise profunda sobre as consequências a longo prazo. “A substituição do veículo por uma verba pecuniária transparece uma maior simplificação administrativa, mas esta alternativa possui consequências que precisam ser avaliadas diante dos potenciais riscos e contingências”, alerta.

Quais são os principais riscos jurídicos e tributários?

O ponto mais sensível está na Receita Federal e na Justiça do Trabalho. Quando a empresa entrega dinheiro em vez do bem, o fisco tende a considerar esse valor como “salário indireto”. Isso significa que o montante passa a sofrer a incidência de encargos como INSS, FGTS e desconto de Imposto de Renda na fonte. Além disso, as empresas enfrentam dificuldades enormes para reaver o investimento caso o colaborador seja desligado pouco tempo depois.

Ramires explica que a natureza da verba é o que define o tamanho do problema para o empregador. “Tanto o veículo caracterizado como benefício indireto quanto a verba em dinheiro são considerados pelo fisco como salário indireto e devem ser declarados como remuneração sujeita a encargos trabalhistas”, esclarece o advogado.

Como diferenciar o carro como benefício ou ferramenta?

Uma estratégia para mitigar riscos é entender a função do automóvel no dia a dia. Se o carro é essencial para visitar clientes, fornecedores e participar de eventos, ele é considerado uma “ferramenta de trabalho” e não gera encargos salariais. Nesse caso, a gestão por meio de um cardápio de modelos estabelecido pelo RH oferece muito mais previsibilidade.

Alexandre Mariano, CFO da X-Fleet, destaca que a diferenciação por função é o caminho para o equilíbrio financeiro. “Quando o veículo é considerado ferramenta de trabalho, não se fala em benefício indireto ou remuneração. É possível diferenciar os automóveis por função, de acordo com um cardápio estabelecido previamente pelo RH”, explica.

Por que a terceirização ainda é mais segura que o dinheiro?

Ao comparar os modelos, a terceirização de frotas leva vantagem em quase todos os critérios de gestão. Enquanto o cash allowance deixa a manutenção nas mãos do colaborador (o que muitas vezes resulta em negligência), a terceirização garante um controle completo e modelos sempre alinhados à marca. Além disso, o risco tributário na locação é nulo, já que não há integração da verba ao salário.

Para garantir que o benefício não se torne um problema nos fins de semana ou férias, especialistas recomendam que a empresa firme contratos de locação ou comodato. Isso justifica a posse do veículo pelo colaborador fora do horário comercial de forma legal, protegendo tanto a companhia quanto o profissional em caso de incidentes.